PivotTable Field List trong microsoft excel

Tìm hiểu PivotTable Field List trong microsoft excel 2010

Tiếp theo trong chuỗi bài hướng dẫn về PivotTable và PivotChart trong microsoft excel 2010, bài viết này giúp bạn Tìm hiểu PivotTable Field List

Có lẽ công cụ mà bạn sẽ phải đụng đến thường xuyên nhất khi làm việc với PivotTable là Field List. Bạn dùng Field Listđể chỉ ra loại dữ liệu nào sẽ được đưa vào báo cáo PivotTable, và sắp xếp chúng trong báo cáo.
Khi bạn vừa ra lệnh tạo mới một PivotTable, bạn sẽ có một báo cáo rỗng. Khi đó, PivotTable Field List hiển thị tất cả những Field có trong dữ liệu nguồn. Đây là một ví dụ:
 

Một PivotTable mới tinh, phía bên phải là PivotTable Field List, chưa có field nào được chọn

Để thêm một field nào vào trong báo cáo PivotTable, bạn chỉ cần đánh dấu vào hộp kiểm ngay bên cạnh tên field. Excel sẽ thêm field đó vào một trong 4 vùng nằm ở phần dưới của PivotTable Field List.
Bốn vùng này là:

1. Report Filter: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được dùng để lọc toàn bộ dữ liệu nguồn. Nói cách khác, PivotTable chỉ hiển thị những dữ liệu nào thỏa mãn điều kiện của Report Filter.
2. Columns Label: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được dùng làm tiêu đề cột cho báo cáo PivotTable.
3. Row Label: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được dùng làm tiêu đề hàng cho báo cáo PivotTable.
4. Values: Những Field nào được thêm vào trong vùng này sẽ được tính tổng theo mặc định và hiển thị trên vùng nội dung chính (main body) của PivotTable, nói cách khác, đây chính là những thống kê từ dữ liệu nguồn, mà bạn muốn có khi sử dụng PivotTable.

Khi bạn đánh dấu kiểm vào một field nào đó, làm sao Excel biết bạn muốn đem field đó vào vùng nào ? Đơn giản thôi: Nếu field chỉ chứa những dữ liệu là số, thì nó sẽ được đem vào trong vùng Values, còn nếu field có chứa những loại dữ liệu khác (text, ngày tháng...) thì nó sẽ được đem vào trong vùng Row Labels. Tuy nhiên, việc Excel đem field vào trong vùng nào thì không quan trọng. Bởi vì bạn có thể di chuyển các field từ vùng này sang vùng khác, nếu thấy cần thiết.
Xem ví dụ sau đây, minh họa một PivotTable cùng với Field List của nó. Bạn sẽ biết cách tạo ra PivotTable này trong bài sau. Còn bây giờ, hãy lướt qua các vùng mà tôi đã đánh số trong hình, tương ứng với 4 vùng của Field List mà tôi vừa trình bày ở trên. 

1. Region được đặt trong vùng Report Filter, và nó nằm trong vùng Filter của báo cáo (ở trên cao, góc trái), có chức năng lọc toàn bộ dữ liệu nguồn.
2. Date được đặt trong vùng Row Labels, và nó là các tiêu đề hàng của báo cáo PivotTable. 
3. Store được đặt trong vùng Column Labels, và nó là các tiêu đề cột của báo cáo PivotTable. 
4. Camping (chính xác hơn, là Sum of Camping) được đặt trong vùng Values, và nó là các dữ liệu đã được lọc ra trong báo cáo PivotTable.

Bài tiếp theo sẽ trình bày cách sử dụng Field List để sắp xếp cách trình bày một PivotTable theo như ý bạn muốn.

PivotTable Field List, với các field đã được thêm vào trong 4 vùng bên dưới

Sử dụng PivotTable Field List
Ở bài trước, bạn đã biết rằng khi đưa một Field vào trong một vùng của Field List, thì nó sẽ nằm ở đâu trong PivotTable, hay nói cách khác, việc đưa Field vào một trong bốn vùng của Field List sẽ ảnh hưởng thế nào đến cấu trúc củaPivotTable. Bài này sẽ trình bày cho bạn thay đổi cấu trúc đó bằng cách sử dụng Field List.
Trước hết, mời bạn mở file SportingGoodsRawData.xlsx (ở cuối bài này). Yêu cầu đặt ra là thống kê lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) đã bán được theo cửa hàng (Store) và theo ngày (Date) của từng vùng (Region).
Bạn theo các bước sau:
1. Nhấn con trỏ vào bất kỳ ô nào trong vùng dữ liệu.
2. Nhấn nút PivotTable từ Ribbon Insert để mở hộp thoại Create PivotTable.
3. Nhấn OK. Excel sẽ tạo một PivotTable "rỗng" như hình sau:
 
PivotTable, lúc ban đầu
4. Trong Field List, chọn (click vào hộp kiểm ở ngay bên trái) các Field Store, Region, Camping, và Date.


PivotTable với cấu trúc theo mặc định, chưa chỉnh sửa
Bạn thấy đấy. Field Camping và Store đều được đặt trong vùng Values, bởi Excel thấy chúng chứa toàn các dữ liệu kiểu số. Field Region và Date được đem vào trong vùng Row Labels bởi chúng có chứa những dữ liệu kiểu ngày tháng và text.

Dĩ nhiên, cấu trúc này của PivotTable không phải là thứ chúng ta cần, chính xác hơn, về cơ bản thì nó chả có ích lợi gì, bởi vì mục đích của chúng ta là thống kê lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) đã bán được theo cửa hàng (Store) và theo ngày (Date) của từng vùng (Region). Tất cả những gì cần làm để đạt được mục đích, là sắp xếp lại các field trong các vùng của Field List.
Bạn có thể di chuyển một field sang vùng khác bằng hai cách:

• Click vào field muốn di chuyển và rê (drag) nó vào trong vùng khác.
• Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống bên cạnh tên field (ở trong một vùng nào đó), rồi chọn lệnh Move to XXXX (với XXXX là tên của vùng bạn muốn dời field này đến).

Dùng nút mũi tên xổ xuống để dời field Region vào vùng Report Filter
Và thực hiện những việc sau:
• Dời field Region vào vùng Report Filter
• Dời field Store (đang mang tên là Sum of Store) vào vùng Column Labels
PivotTable của bạn lúc này sẽ giống như hình sau:
 

PivotTable sau khi được chỉnh sửa

Cuối cùng, bạn hãy định dạng cho giá trị trong PivotTable theo dạng tiền tệ:

• Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống cạnh field Sum of Camping trong vùng Values• Chọn Value Field Settings trong danh sách mở ra, để mở hộp thoại Value Field Settings. 
 

Chọn Value Field Setting cho field Sum of Camping
• Nhấn vào nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells quen thuộc.
 
Nhấn nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells
• Chọn loại định dạng Currency (tiền tệ), rồi nhấn OK hai lần để trở về PivotTable.
PivotTable của bạn cuối cùng sẽ giống như sau, và đó cũng là tất cả những gì chúng ta muốn.
 

PivotTable đã hoàn chỉnh theo yêu cầu

Thiết lập các tùy chọn cho PivotTable Field List
Hộp thoại Field List sẽ tự động hiện ra mỗi khi bạn nhấn chuột vào bất kỳ chỗ nào trong PivotTable, nghĩa là khi PivotTable được kích hoạt thì hộp thoại Field List sẽ tự động mở ra. Tuy nhiên, bạn có thể đóng hộp thoại Field List bằng cách nhấn vào nút Field List trên Ribbon Options (và nhấn vào một lần nữa để mở nó ra lại).
 
Nhấn vào nút này để đóng hoặc mở hộp thoại Field List
Cũng giống như mọi hộp thoại khác, bạn có thể di chuyển Field List tới bất kỳ nơi nào bạn thích bằng cách nhấn vùng tiêu đề của hộp thoại và rê chuột đi, hoặc thu nhỏ nó lại hay mở rộng nó ra bằng cách nhấn và kéo các cạnh biên. 

Bình thường, hộp thoại Field List hiển thị danh sách các Field ở phía trên, và sắp xếp 4 vùng dữ liệu sẽ hiển thị trong PivotTable ở bên dưới. Bạn có thể thay đổi sự sắp xếp này bằng cách nhấn vào cái nút nằm ở phía trên bên phải của hộp thoại Field List, và chọn 1 trong 5 kiểu hiển thị từ menu mở ra:
 
Chọn các kiểu hiển thị khác cho hộp thoại Field List
Hộp thoại Field List còn có một tùy chọn nữa, nằm ở góc dưới bên trái: Defer Layout Update, giúp bạn tạm ngưng việc tự động cập nhật dữ liệu trong PivotTable. 
 
Nhấn vào nút này để tạm thời ngưng chức năng tự động cập nhật cho PivotTable

Bình thường, tùy chọn này không được bật. Bất kỳ những thay đổi nào của bạn trong hộp thoại Field List (di chuyển, thêm, xóa các field, thiết lập định dạng số cho một field nào đó, v.v...) sẽ được cập nhật ngay tức khắc trong PivotTable. Nếu bạn có môt PivotTable lớn, phức tạp, nhất là khi PivotTable sử dụng nguồn dữ liệu từ bên ngoài Excel, việc tự động cập nhật này sẽ diễn ra khá chậm chạp và mất thời gian. Bạn có thể bật tùy chọn Defer Layout Update để tạm ngưng việc tự động cập nhật, và sau khi đã hài lòng với cách bố trí các Field vào các vùng dữ liệu, bạn nhấn nút Update để tất cả những thay đổi của bạn được cập nhật cùng một lúc. 

FILE EXCELL BÁO LỖI "DOCUMENT NOT SAVE"

Khi làm việc với Microsoft Offcie, mà cụ thể là với Office 2003 thì nhiều khi bạn sẽ gặp những thông báo lỗi mà nếu bạn chưa biết cách khắc phục thì sẽ chẳng biết làm sao cả! Bài viết này sẽ giúp bạn khắc phục cũng như cách xử lý một số lỗi thường gặp với Office 2003.

1. Hiện tượng:
- Sau khi làm việc với PowerPoint, bạn lưu lại dưới định dạng ppt thì bạn gặp thông báo: “There was an error accessing”. Bạn tiếp tục bấm nút “No” và đóng PowePoint lại thì gặp tiếp thông báo lỗi: ”System Error & H80004005 (-2147467259). Unspecified error “. Bạn cố gắng lưu lại trang trước thì lại gặp thông báo: “File name is currently in use. PowerPoint can"t modify it at this time”.
- Hay khi làm việc với Excel, khi save bạn gặp thông báo: “System Error & H80004005 (-2147467259). Unspecified error “. Và kết quả là: ”Document not saved”. Sau khi đóng lại, bạn tiếp tục gặp thông báo lỗi lần ba và Excel đã đóng lại.
- Hoặc khi làm việc với Word , bạn gặp thông báo lỗi sau: ”The disk is full. Free some space on this drive, or save the document on another disk. Try one or more of the following:
* Close any unneeded documents, programs, and windows.
* Save the document on another disk”. Nếu cố gắng đóng Word thì thông báo sau lại xuất hiện: “System Error &H80004005 (-2147467259). Unspecified error “.

2. Nguyên nhân:
- Các lỗi trên xuất hiện khi bạn thêm “active movie control” vào PowerPoint, Excel và Word. Và khi đó, các file sẽ không được lưu như định dạng thông thường như bạn vẫn thường lưu (user form) và thế là lỗi được sinh ra.
- Tốt nhất là bạn không nên thêm “active movie” vào “User Form” để đề phòng bất trắc.
3. Cách khắc phục:
- Áp dụng cho PowerPoint:

Cách 1: Bạn nên lưu file ppt vào thành một file mới. Đầu tiên, bạn nhấn nút “Cancel” tại thông báo lỗi đầu tiên khi lưu file ppt. Khởi động lại PowerPoint, bạn chọn menu View > Slide Sorter. Tiếp theo, chọn đến file ppt đang soạn. Copy toàn bộ và paste sang (bằng lệnh “select all” và “copy” trong menu Edit). Sau đó, bạn lưu lại như bình thường.
Cách 2: Bạn đóng Power Point và không lưu lại file ppt. Bạn chọn nút “Cancel” sau khi thông báo lỗi xuất hiện. Trên menu Tools > Macro> Visual Basic Editor (hay nhấn ALT+F11). Bấm chọn vào user form có sử dụng active movie control. Sau đó, bạn chọn menu File > Remove UserForm Name và chọn No. Bạn chọn tiếp menu File > Close and Return to Microsoft PowerPoint. Tiếp tục chọn Exit từ menu File. Bây giờ, bạn có thể đóng slide một cách bình thường.
- Áp dụng cho Excel: Trong Excel, bấm phải chuột vào bất kỳ một worksheet, chọn “Select All Sheets”. Sau đó, bạn bấm phải chuột vào bất kỳ một worksheet rồi chọn “Move or Copy”. Trong hộp thoại “Move or Copy”, mục “To book” bạn chọn “New Book”, rồi đánh dấu chọn vào mục “Create a copy”. Bấm nút OK. Bây giờ, bạn có thể lưu file bình thường rồi đấy.

- Áp dụng cho Word: Trong Word, bạn bấm chọn “Select All” trên menu Edit. Sau đó, cũng trên menu Edit này, bạn bấm chọn “Copy”. Tiếp theo, trên menu File, bạn chọn “New”. Sau đó, bạn chọn “Blank Document” trong “New Document”. Sau cùng, bạn vào menu Edit rồi bấm chọn “Paste”. Bây giờ, lưu lại file này với một tên mới.

File Excel ko Save được và báo lỗi "Document not Save" sau khi diệt virus Macro

Tình hình là máy mình cài Bkav Pro, nhưng sau khi quét virus (có tùy chọn diệt Macro) thì file Excel của mình đã bị mất hết Macro và báo lỗi "Document not Save". Khi mình Save (kể cả Save as) bằng các định dạng khác hay tên khác cũng ko Save được. Vấn đề thiếu Macro thì mình Copy lại là xong nhưng lỗi "Document not Save" thì mình ko thể fix được. Máy mình có rất nhiều file bị hiện tượng trên, toàn dữ liệu quan trọng nên mình ko dám Copy & Paste sang Work Book mới, sợ có sai sót thì toi. Mong các bạn giúp fix lỗi trên
 Bạn đã chắc chắn diệt sạch virus trên các file Excel chưa? Bạn hãy quét và diệt bằng chế độ quét sâu để đảm bảo diệt sạch virus. Bạn cũng nên chạy Bkav Pro và Update lên phiên bản mới nhát. Sau đó, chọn quét sâu, chọn quét tất cả file và chọn quét toàn bộ máy. Chờ khi máy quét thật sạch hết virus, bạn hãy khởi động lại máy. Sau đó, bạn phục hồi file Normal.dot của Excel từ bộ cài đặt gốc rồi chạy Microsoft Office Excel và mở file dữ liệu của bạn rồi lưu và đặt lại toàn bộ file Excel với tên khác là được.
Giải quyết:
-Bạn không mở file cũ ra mà. Bạn chạy Microsoft Office Excel thành 1 file trắng và mở từ đó, rồi lưu và đặt lại toàn bộ file excel với tên khác là được. Nhớ không phải lưu từ file cũ nhé. nếu ko được tiếp...

1 -Bạn được nhắc để lưu các thay đổi khuôn mẫu chung Normal.dot hoặc Normal.dotm hoặc Normal.dotm mỗi khi bạn thoát khỏi Word

Nếu bạn sử dụng Microsoft Office Word 2003 hoặc phiên bản trước của Word:

1. Trên menu công cụ , bấm vào tuỳ chọn.
   
   
2. Trên tab lưu , bấm để bỏ chọn hộp kiểm nhắc lưu khuôn mẫu bình thường .
   
   
   

Nếu bạn sử dụng Microsoft Office Word 2007:

1. Ở góc trên bên trái của màn hình, bấm vào nút Office .
2. Trong khu vực góc dưới bên phải của hộp thả xuống, bấm vào Tuỳ chọn Word.
3. Trên trang tuỳ chọn Word, bấm chuyên sâu trong menu bên trái.
4. Sử dụng thanh cuộn để cuộn xuống phần lưu .
5. Trong phần lưu , bấm để bỏ chọn hộp kiểm nhắc trước khi tiết kiệm khuôn mẫu bình thường .

2: Một cài đặt add-in hoặc một macro cài đặt là thay đổi khuôn mẫu chung Normal.dot hoặc Normal.dotm

Làm thế nào để loại bỏ WLL add-in và mẫu trong thư mục khởi động Office Word và

Khi bạn khởi động Word, Word tự động tải mẫu và trình bổ sung được đặt trong thư mục khởi động. 

Từ tải mục khỏi thư mục khởi động Office và thư mục khởi động từ.

1. Thoát khỏi tất cả các phiên bản Word.
2. Trên màn hình Windows, bấm đúp vào Máy tính của tôivà sau đó xác định vị trí thư mục khởi động văn phòng của bạn.
   C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Startup
   Chú ý Cho các phiên bản Office 2000 và trước đó, các Office cặp Office. Đối với Office XP, các Office cặp Office10. Cho Office 2003, các Office cặp Office11.
3. Kéo từng mục khỏi thư mục khởi động trên màn hình. 
   
   Chú ý Để tạo một thư mục mới trên bàn làm việc, bấm chuột phải vào vùng trống trên bàn làm việc, điểm đến Mới, sau đó bấm Cặp.
4. Tìm thư mục khởi động từ, và sau đó kéo từng mục khỏi thư mục khởi động trên màn hình. 
   
   Microsoft Windows 98 và Windows Millennium Edition không có cấu hình cho phép, vị trí là:
   C:\Windows\Application Data\Microsoft\Word\Startup
   Windows 98, Windows Millennium hồ sơ kích hoạt hoặc trên Windows NT 4.0 và vị trí là:
   C:\Windows\tên người dùng\Application Data\Microsoft\Word\Startup
   Trên Windows 2000, Windows XP và Windows Server 2003, vị trí là:
   C:\Documents and Settings\ \Application Data\Microsoft\Word\Startuptên người dùng
5. Bắt đầu từ.
   
   Nếu bạn không thể tái tạo lại sự cố và bạn xoá nhiều mục khỏi thư mục khởi động hoặc thư mục, bạn có thể thử để cách ly sự cố bằng cách thêm các tệp trở lại thư mục khởi động thích hợp, một.

Làm thế nào để loại bỏ COM Add-in

COM add-in có thể được cài đặt trong bất kỳ vị trí. 

Nếu bạn sử dụng Word 2003 hoặc phiên bản trước của Word:

1. Trên menu công cụ , bấm tùy chỉnh.
   
   
   

   
   
   
2. Nhấp vào tab lệnh .
   
   
   
3. Trên tab lệnh , bấm công cụ trong danh mục .
   
   
   
4. Sử dụng chuột để kéo lệnh COM Add-in cho thanh công cụ.
   
   
   
5. Nhấp vào đóng để đóng hộp thoại tuỳ chỉnh .
   
   
   
6. Bấm vào nút COM Add-Ins mới để xem COM add-in được nạp với Word.
   
   
   

   

Nếu add-in được liệt kê trong các COM Add-in hộp thoại hộp, tạm thời tắt mỗi add-in. Để thực hiện việc này, nhấn vào đây để bỏ chọn hộp kiểm cho mỗi COM add-in được liệt kê, và sau đó nhấp vào Ok. Khi bạn khởi động lại Word, Word bắt đầu mà không cần tải COM add-in mà bạn đã bị tắt.

Nếu vấn đề được giải quyết sau khi bạn tắt COM add-in, một trong liệt kê COM add-in là nguyên nhân gây ra sự cố. 

Nếu bạn sử dụng Word 2007:

1. Ở góc trên bên trái của màn hình, bấm vào nút Office .
2. Trong khu vực góc dưới bên phải của hộp thả xuống, bấm vào Tuỳ chọn Word.
3. Trên trang tuỳ chọn Word, bấm trình bổ sung trong menu bên trái.
4. Ở cuối trang, chọn COM Add-in trong các quản lý: danh sách thả xuống, và sau đó bấm bắt đầu.
   
   Chú ý Nếu add-in được liệt kê trong các COM Add-in hộp thoại hộp, tạm thời tắt mỗi add-in. Để làm điều này, bấm Xóa hộp kiểm cho mỗi COM add-in được liệt kê. Sau đó, nhấp vào Ok. Khi bạn khởi động lại Word, Word bắt đầu mà không cần tải COM add-in mà bạn đã bị tắt.
   
   Nếu vấn đề được giải quyết sau khi bạn tắt COM add-in, một trong các trình bổ sung COM là nguyên nhân gây ra sự cố.Nếu bạn có nhiều COM add-in được liệt kê, bạn có thể xác định ai đang gây ra sự cố cụ thể. Để xác định điều này, bật COM add-in trở lại một lần, và sau đó khởi động lại Word.

Làm thế nào để loại bỏ từ tự động macro
Từ nhận dạng macro với tên bắt đầu bằng "Tự động" là macro tự động chạy khi xảy ra trường hợp này áp dụng. Bạn có thể tạm thời ngăn một macro tự động chạy bằng cách giữ SHIFT trong khi thực hiện hành động gây ra macro để chạy. Ví dụ: để ngăn chặn một macro AutoOpen chạy, giữ SHIFT trong khi bạn mở một tài liệu hoặc mẫu.

Nếu vấn đề được giải quyết bằng cách giữ phím SHIFT khi bạn khởi động từ hoặc khi bạn thực hiện hành động từ chẳng hạn như mở tài liệu, một macro tự động là vấn đề. Để khắc phục sự cố này, hãy làm theo các bước sau:

Nếu bạn sử dụng Word 2003 hoặc phiên bản trước của Word:

1. Bấm bắt đầu, và sau đó bấm chạy.
   
   
   
2. Trong ô mở , loại winword, và sau đó bấm OK.
   
   
   
3. Trên menu công cụ , trỏ tới Macrovà sau đó bấm macro.
   
   
   
4. Trong hộp thoại macro , danh sách các macro có thể xuất hiện. Nếu bất kỳ macro liệt kê bắt đầu với "Tự động", bạn có thể loại bỏ các macro này. Để xoá một macro tự động, bấm macro, và sau đó bấm xoá. 
   
   
   
   
   
   Chú ý Một macro tự động có thể đã được thêm vào bởi từ thêm. Để xác định khuôn mẫu chứa macro tự động, thay đổi hộp macro trong một khuôn mẫu được liệt kê. Sau khi bạn xác định khuôn mẫu có chứa macro tự động, bạn có thể muốn loại bỏ mẫu đó từ máy tính của bạn. Loại bỏ một khuôn mẫu được thêm một từ add-in có thể giảm hoặc dừng add-in của chức năng.
5. Bấm huỷ hoặc nhấp vào đóng để đóng hộp thoại macro .
6. Trên menu tệp , bấm thoát để thoát khỏi Microsoft Word.
   
   
   

Nếu vấn đề được giải quyết sau khi bạn khởi động lại Word, macro tự động là vấn đề.


Nếu bạn sử dụng Word 2007:

1. Ở góc trên bên trái của màn hình, bấm vào nút Office .
2. Trong khu vực góc dưới bên phải của hộp thả xuống, bấm vào Tuỳ chọn Word.
3. Trên trang tuỳ chọn Word, bấm phổ biến trong menu bên trái.
4. Trong phần lựa chọn hàng đầu để làm việc với Word , bấm để chọn hộp kiểm Hiển thị tab nhà phát triển trong ruy băng , và sau đó bấm OK.
5. Ở đầu cửa sổ Word, bấm vào tab nhà phát triển .
6. Trên tab nhà phát triển , bấm macro trong nhóm mã .
   
   Trong hộp thoại macro , danh sách các macro có thể xuất hiện. Nếu bất kỳ macro được liệt kê bắt đầu với "Tự động", bạn có thể loại bỏ các macro này. Để xoá một macro tự động, bấm macro, và sau đó bấm xoá. 
   
   Chú ý Một macro tự động có thể đã được thêm vào bởi từ thêm. Để xác định khuôn mẫu chứa macro tự động, thay đổi hộp macro trong một khuôn mẫu được liệt kê. Sau khi bạn xác định khuôn mẫu có chứa macro tự động, bạn có thể muốn loại bỏ mẫu đó từ máy tính của bạn. Loại bỏ một khuôn mẫu được thêm một từ add-in có thể giảm hoặc dừng add-in của chức năng.

.11

Căn chỉnh văn bản trong microsoft word

Căn chỉnh văn bản trong microsoft word 2010

Tiếp theo trong bài viết Định dạng văn bản trong microsoft office 2010, bạn sẽ thực hiện các thao căn chỉnh văn bản.

Căn chỉnh văn bản:
căn trái, phải, giữa, hoặc căn đều hai bên 
1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn căn chỉnh.
2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left để căn lề trái, nhấn Align Right để căn phải, nhấn nútCenter để căn giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn nút Justify để căn đều hai bên.

Căn chỉnh nhiều chế độ trên cùng 1 dòng 
1. Chuyển chế độ xem văn bản là Print Layout hoặc Web Layout (Trong thẻ View, nhóm Document Views, chọn nútPrint Layout hoặc Web Layout).
2. Nhấn chuột vào dòng mới và thực hiện như sau:
- Chèn đoạn text căn trái: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang trái cho đến vị trí cần gõ text, nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn text.
- Chèn đoạn text căn giữa: Di chuyển con trỏ chuột chữ I vào khoảng giữa dòng cho đến vị trí cần gõ text. Nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn text.
- Chèn đoạn text căn phải: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang phải cho đến vị trí cần gõ text, nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn text.

Thay đổi các căn chỉnh theo chiều dọc đoạn text 
1. Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới bên phải.
2. Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. Tại mục Vertical alignment, bạn chọn một loại căn chỉnh mình thích (Top, Center, Justified, Bottom).

3. Tại mục Apply to, bạn chọn phạm vi áp dụng là Whole document (toàn văn bản), This section (vùng hiện tại), hay This point forward (kể từ đây trở về sau). Nhấn OK.

Canh giữa lề trên và lề dưới 
1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn canh giữa so với lề trên và lề dưới.
2. Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới bên phải.
3. Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. Tại mục Vertical alignment, bạn chọn Center.
4. Tại mục Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK.

Thụt lề dòng đầu tiên của đoạn
1. Nhấn chuột vào đoạn mà bạn muốn thụt lề dòng đầu tiên.
2. Trong thẻ Page Layout, nhấn vào nút mũi tên góc dưới bên phải của nhóm Paragraph.
3. Ở hộp thoại Paragraph, chọn thẻ Indents and Spacing. Tại mục Special, bạn chọn First line. Tại mục By, chọn khoảng cách thụt vào. Nhấn OK.
Điều chỉnh khoảng cách thụt lề của toàn bộ đoạn
1. Chọn đoạn văn bản muốn điều chỉnh.
2. Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên lên, xuống bên cạnh mục Left để tăng, giảm khoảng cách thụt lề trái, hay tại mục Right để điều chỉnh thụt lề phải.

Thụt dòng tất cả, trừ dòng đầu tiên của đoạn 
1. Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn điều chỉnh.
2. Trên thanh thước ngang, hãy nhấn chuột vào dấu Hanging Indent và rê đến vị trí bạn muốn bắt đầu thụt dòng.
Nếu bạn không thấy thanh thước ngang đâu cả, hãy nhấn nút View Ruler ở phía trên của thanh cuộn dọc để hiển thị nó.

Tạo một thụt âm 
Thay vì thụt dòng vào trong, bạn có thể điều chỉnh thụt ra ngoài so với lề trái bằng cách:
1. Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn mở rộng sang trái.
2. Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn nút mũi tên hướng xuống trong mục Left cho đến khi đoạn văn bản nằm ở vị trí bạn vừa ý.

Thay đổi khoảng cách trong văn bản
Tạo khoảng cách đôi giữa các dòng cho toàn bộ tài liệu 
Khoảng cách mặc định giữa các dòng cho bất kỳ tài liệu trống nào là 1.15. Bạn có thể tạo khoảng cách đôi (2) nếu muốn bằng cách sau: 
1. Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột phải vào nút Normal, chọn Modify. 

2. Bên dưới nhóm Formatting, nhấn nút Double Space. Nhấn OK. 

Thay đổi khoảng cách dòng cho đoạn văn bản đang chọn 
1. Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi. 
2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Line Spacing. 
3. Chọn khoảng cách bạn muốn, chẳng hạn 2.0 
Ghi chú: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các dòng nhưng khoảng cách này không có trong menu xuất hiện khi nhấn nút Line Spacing, bạn hãy chọn Line Spacing Options, và nhập vào khoảng cách mà bạn muốn. 

Các kiểu khoảng cách dòng mà Word hỗ trợ: 
- Single (dòng đơn). Tùy chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong dòng đó, thêm vào một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung. Lượng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà bạn đang sử dụng. 
- 1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn. 
- Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn. 
- At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng. 
- Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau đó bạn tăng hoặc giảm cỡ chữ. 
- Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ lệ % so với dòng đơn mà bạn chỉ định. Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tăng lên 20% so với dòng đơn. 

Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đoạn
1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau nó. 
2. Trong thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh mục Before (trước) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị bạn muốn. 

Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự 
1. Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi. 
2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font. 
3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này. Trong mục Spacing, nhấn Expanded để mở rộng hayCondensed để thu hẹp khoảng cách và chỉ định số khoảng cách trong mục By. 


Co dãn văn bản theo chiều ngang 
1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn căng ra hoặc thu lại. 
2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font. 
3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này. Tại mục Scale, nhập vào tỉ lệ % mà bạn muốn. Nếu tỉ lệ này lớn hơn 100% thì đoạn văn bản sẽ được kéo ra, ngược lại, nó sẽ được thu lại. 

Đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài liệu 
Theo dõi sự thay đổi trong khi chỉnh sửa 
1. Mở tài liệu mà bạn muốn theo dõi. 
2. Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn nút Track Changes. 
3. Thay đổi tài liệu theo ý bạn (chèn, xóa, di chuyển hay định dạng văn bản...). Lập tức ở bên hông trang tài liệu sẽ xuất hiện những bong bóng hiển thị sự thay đổi này. 

Tắt chế độ theo dõi sự thay đổi 
Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn vào nút Track Changes một lần nữa để tắt chế độ theo dõi trong khi chỉnh sửa. 

Thay đổi cách Word đánh dấu 
- Bạn có thể đổi màu và những định dạng mà Word dùng để đánh dấu sự đổi trong tài liệu bằng cách nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Track Changes, và nhấn chọn mục Change Tracking Options. 


- Nếu bạn muốn xem tất cả những thay đổi ngay trong tài liệu thay vì hiển thị những bong bóng bên hông tài liệu, ở nhómTracking, nhấn vào nút Ballons, sau đó chọn Show all revisions inline. 
- Để làm nổi bật vùng hiển thị những bong bóng (bên lề tài liệu), hãy nhấn nút Show Markup và chọn Markup Area Highlight.